東海建設コンサルタントは従業員数43名という規模であり、専任の情報システム部は置いていない。代わりに「システム委員会」を設け、社内ネットワークや従業員が利用するPCの管理を行ってきた。システム委員会に所属する松本氏と高橋氏は、通常の設計業務の傍ら、情報システム部的な業務も担ってきた。「通常業務とシステム委員会の仕事を兼務しているため、PCに関する問い合わせを受けると仕事の手を止めて対応することもありました」（高橋氏）

顧客とのデータのやり取りも、ISO9001をベースに一定のルールを決めてそれに沿って行っている。ただし、従来はCD-ROMに焼いて納品する場合が多かったが、最近はインターネット経由でデータをアップロードする方法も広がりつつある。「もちろんデータの流出や外部の悪意あるアクセスを防いだ状態で正しく、安心かつ安全にデータを収める環境が求められています」（松本氏）

当然セキュリティ対策も必要になるが、「私が入社する前から専用のセキュリティ機器が導入されていましたが、Windows 7から10に移行したり、データの納品方法が変化したりと社内外の環境が変わるなか、10年以上前に導入したものをずっと使い続けていいのかという思いがありました」（松本氏）。

システム委員会の担当者が変更となった場合にも、機器の取り扱いも含め、一定のセキュリティレベルを担保することに難しさを感じていた。