－勤務先における業務ファイル共有実態調査－ 従業員の3人に1人が勤務先で許可されていないファイル共有ツールを使用

～半数以上の企業でオンラインストレージの利用規定が未整備～

2013年9月17日

トレンドマイクロ株式会社（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長 兼 CEO：エバ・チェン、東証一部：4704、以下、トレンドマイクロ）は、2013年8月に、勤務先における業務ファイル共有の実態に関するWebアンケート調査（回答対象者：従業員・情報管理者309名ずつ）を実施しました。

本調査で、勤務先から明確に許可されていない（禁止されている、規定があるかどうか分からない）ファイル共有ツールの使用について聞いたところ、従業員の3割以上（33.3％）が社外との業務ファイル共有のために許可されていないツールを利用した経験があると回答しました。さらに、勤務先でどのようなツールが許可されているか、あるいは禁止されているかについては、従来型のメール（Webメール以外のメール）については約8割が使用可否に関する規定があると回答しました。一方、昨今個人向けサービスを中心に利用が浸透しているオンラインストレージについては、半数以上が勤務先において規定がない、もしくは、規定があるかどうか分からないとしており、多くの企業で、オンラインストレージの業務利用に関するルールが未整備であることがわかりました。オンラインストレージなどの新たに普及しつつあるITツールを含め、業務ファイル共有に関するルールの整備が求められています。

また、オンラインストレージの業務利用を禁止している企業、または一定の条件付きで許可している企業の情報管理者は、従業員の勝手なオンラインストレージの業務利用について、「多くの従業員が使っていると思う（10.1%）」または「一部の従業員は使っていると思う（54.5%）」と回答しており、従業員の利用が進んでいると認識している管理者は6割以上にのぼっています。情報管理者は、新しいITツール利用の問題点を認識しているものの、実効性のある統制がとられていないことが伺えます。

また、業務ファイルを共有する際に利用するツールを指定している情報管理者のうち59.5％が、現状指定しているツールについて、ファイル共有ツールとしては不十分と認識しています。主な理由として、「ファイルが外部に漏えいするリスクがある（30.4％）」、「従業員の業務効率を下げている （20.3％）」などが挙がっています。個人・企業向け問わず利便性の高いITツールがますます普及する中で、企業として安全な業務ファイルの共有方法を 検討するにあたって、業務の効率性と安全性のバランスをいかに取るかが重要となっています。
トレンドマイクロは、お客さまの業務効率を損なわない効率性と安全性を兼ね備えたセキュリティ製品・サービスの開発・提供に今後も努めて参ります。

【調査結果概要】

1．勤務先から明確に許可されていないファイル共有ツールの利用状況：
日常的に利用している：10.0％、時々利用している：12.6％、過去に利用した経験がある：10.7％

2．社外との業務ファイル共有ツールとして、オンラインストレージに関する利用規定：
規定があるかどうかわからない（24.3％）、特に規定はない（31.1％）

3．オンラインストレージについて規定のある企業の情報管理者の64.6%が、従業員の業務利用が進んでいると認識

4．業務ファイル共有ツールを指定している情報管理者の59.5％が現状では不十分と認識
（主な理由）

  • ファイルが外部に漏えいするリスクがある：30.4％
  • 従業員の業務効率を下げている：20.3％

 

＜参考資料＞

■調査の概要※
○調査名：勤務先における業務ファイル共有の実態に関する調査
○実施時期：2013年8月24日～8月26日
○回答者数：社外との業務ファイル共有を行う一般従業員309名および情報管理者309名
○手法：インターネット調査
※グラフ内の各数値は、小数点第2位で四捨五入しています。

■主な調査結果
●グラフ1：あなたは、現在の勤務先で、業務ファイルを社外とやりとりするため、会社が許可していない、もしくは許可しているかどうかわからないツールを使用していますか？また使用した経験がありますか？（単一回答。対象：従業員、n＝309）

●グラフ2：あなたがお勤めになっている会社・組織では、業務ファイル（業務で利用するエクセルやパワーポイント、ワードなどのファイルなど） を社外とやりとりする場合、次のようなツールの使用が許可されていますか？それぞれのツール毎に、最もあてはまるものを1つずつお答えください。（項目ご とに単一回答。対象：従業員、n＝309）

●グラフ3：あなたは、従業員が社外と業務ファイルをやり取りする際に、会社が許可したものではない（もしくは条件付きで許可している）、次のようなツールを使用していると思いますか？それぞれについて、最もあてはまるものを1つずつお答えください。（単一回答。対象：オンラインストレージの利用を禁止している、条件付きで許可している企業の情報管理者、n＝189）
オンラインストレージの業務利用について：

●グラフ4：あなたは、会社・組織が指定している業務ファイルの共有ツールは、社外とファイル共有を行うツールとして十分だと考えていますか？ そうではない場合、不十分と考える理由を全て選択してください。（複数回答。対象：会社が指定したファイル共有ツールのみを利用するように指定している情報管理者、n＝79）

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